LA AUDITORIA INFORMATIVA ENFOCADA AL DESARROLLO DE UNA ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Autor:
BIBASI S.A.
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Resumen
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Contenido:
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Este informe describe los hallazgos
hechos mediante la auditoría informativa que la empresa BIBASI S.A. realizó
para GEDI durante tres meses del 2007 en la Unidad de Servicios Básicos
Empresariales de la UEN PySA/ICE y que denominaremos como EBI. Iniciamos
definiendo qué entendemos por arquitectura empresarial y luego analizaremos
los datos a la luz del esquema de Zachman. Por último indicaremos cómo la
arquitectura de GEDI puede ajustarse
para dar respuesta a las necesidades de información planteadas en EBI. O sea,
que iniciamos con aspectos estratégicos y descendemos hacia problemas tácticos
que se encuentran en el desarrollo de
la arquitectura empresarial, tanto de EBI como de GEDI.
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a
Arquitectura empresarial
El esquema
de Zachman
El ciclo
de AE en EBI
Lagunas
notadas en la AE de EBI
1. De a
cuerdo con la necesidad
2.
Establecer la estructura organizacional
3.
Seleccionar el esquema
4.
Seleccionar el instrumento o
repositorio
5.
Organizar el material existente
6. Empezar
a usar la AE
7. Ampliar
y mantener la AE
8.
Alinearse con la organización
9. Alinear
los procesos del negocio con los SI
10.
Resumen
11. Notas
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La Arquitectura empresarial
En el presente informe utilizaremos
el término AE para referirnos a
una descripción completa de todos los elementos claves y las relaciones que
conforman el área estudiada, EBI
en este caso. Esta implica alinear/ajustar los procesos y metas de EBI con
las aplicaciones de SI (sistemas informativos) y el hardware utilizado en EBI
y en GEDI.
Los elementos de la AE se pueden describir de muchas maneras, pero BIBASI ha escogido el esquema de Zachman para hacerlo por ser el que enlaza de mejor forma los planeas estratégicos, con los procesos y objetivos del área, y también con las aplicas de SI y las bases de datos. No se trata de una simple colección de documentos, organigramas y planes, sino un modelo de cómo todas las partes de la organización encajan juntas. Una AE no consiste en un grupo de documentos juntos, sino de su integración en un esquema con sentido. Esto se logra mediante un software y un repositorio, en donde, quien ingresa los documentos, de una vez indica las relaciones. El repositorio lo pueden usar diferentes grupos de personas con enfoques diferentes: los administradores buscan los diagramas de la organización o procesos específicos, mientras que la gente de TI busca aplicaciones de software que se asocien con los procesos y luego buscan los diagramas de esas aplicaciones[1]
Resumiendo, la AE es una
herramienta que ayuda a los ejecutivos de EBI y de GEDI a pensar su
organización; recoge una amplia variedad de información y la relaciona entre
sí dentro de un repositorio que está a la disposición de los administradores
para contestar sus preguntas, identificar los problemas o tomar decisiones
acerca de los cambios que se deben hacer.
El presente informe afirma que los
administradores de EBI y GEDI junto con el
personal de TI han de trabajar juntos para construir una AE que logre
que los SI (sistemas de información) se ajusten a los procesos del negocio.
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Esquema de
Zachman
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El Esquema de Zachman
La Fortaleza del esquema es que
permite pensar la empresa en forma ordenada, para poderla describir y
analizar. También permite que quienes analizan los sistemas informativos se
concentren en aspectos específicos del sistema, sin perder de vista el
contexto total de la empresa, pues hay demasiados detalles y relaciones a
considerar en forma simultánea. Aislar variables únicas para tomar
decisiones, un trabajo descontextualizado, da resultados no óptimos con
grandes costos y riesgos. La idea es describir y construir un sistema, físico
o conceptual, pieza por pieza, paso por paso, para lograr un propósito sin
perder valor o subiendo costos.
Zachman reune las características
de un buen sistema de clasificación: a) simplificar para comprender y
comunicar, b) enfocarse en variables independientes para propósitos de
análisis, y al mismo tiempo c) mantener una perspectiva disciplinada de las
relaciones contextuales, significativas para conservar la integridad del
objeto. Nos da así un balance entre una visión pragmática y orientada a la
implementación, y otra holística y contextual.
Resumiendo diremos que el esquema
es[2]:
Simple: fácil de entender, ni muy técnico ni solo lógico.
Completo: porque se dirige al negocio en su totalidad, y cualquier
aspecto puede mapearse y colocarse en la casilla correspondiente, dentro del contexto de la empresa.
Lenguaje: le ayuda a pensar acerca de conceptos complejos y
comunicarlos en forma precisa con pocas palabras no técnicas.
Instrumento de planeamiento: permite una mejor toma de decisiones
porque estas no se toman en el vacío. Se pueden poner los temas dentro del
contexto empresarial para ver la gama total de alternativas.
Un instrumento de solución de problemas: porque permite trabajar con
abstracciones, para simplificar y aislar variables simples sin perder el
sentido de complejidad de la empresa como un todo.
Neutral: pues su definición es independiente de equipos y métodos, por
lo cual se puede mapear contra cualquier otro para saber lo que esos sistemas
hacen o no.
Esta herramienta no debe tomarse como LA RESPUESTA a todos los
problemas, sino como una herramienta para pensar, y si se emplea
conscientemente será de gran beneficio en la gestión de información y
conocimiento[3].
Si miramos el esquema presentado al
final, entendemos que lo que se
intenta es que los administradores incluyan los asuntos que definen la
empresa, los procesos, los sitios en donde se realiza el trabajo, etc. Si
bajamos, observamos las líneas organizadas en niveles, y que los
administradores de las líneas inferiores se enfocan en los mismos temas
generales pero con mayor detalle. La fila superior, denominada ALCANCE,
incluye documentos que utilizan las jefaturas de nivel superior, y esos
planes van siendo más detallados conforme se baja de nivel. La fila inferior
incluye los datos, las aplicaciones específicas y todas las estructuras físicas,
junto con la gente que realiza las tareas.
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Las celdas
del modelo
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El llenado de las celdas en el esquema de Zachman
Para referirnos a las diferentes
celdas del modelo con mayor precisión, hemos utilizado la nomenclatura de
Marques[4]
Conforme se representa en los
cuadros de la sección 8 del presente informe. Si tomamos la primera fila, las
celdas se numeran A1, B1, C1, D1, E1, y F1.
En la segunda fila tenemos: G2,
H3, I4, J5, K4, y L4
Y en la tercera fila tendremos: M3, N4, O5, P6, Q5,
y R5
De este modo, la celda que
representa la intersección de función,
y sistema, la N4, describe la arquitectura de aplicaciones de la empresa
(EBI en nuestro caso). La celda que representa la intersección de las redes
(columna3) y los modelos tecnológicos
(fila 4), la celda U4, representa la arquitectura tecnológica, que describe
el hardware empleado y los enlaces entre plataformas.
La clave del esfuerzo realizado
en esta primera etapa de la auditoría, ha sido empezar en las filas
superiores y únicamente profundizar los aspectos esenciales y que son
posibles en el período inicial de
creación de la AE. Utilizamos planes estratégicos y presentaciones claves,
con metas e indicadores de los procesos claves, así como ejemplos de aplicaciones
que los apoyan. Iniciamos documentando estos procesos y sus relaciones, y
dejamos el resto para más adelante. Queda lista la AE para introducir el
proyecto futuro de mapeo de los productos y procesos. Para dicha tarea podría
usarse una herramienta como “Knowledgetree” mencionada en el documento sobre
recursos[5] La arquitectura debe ser flexible y
permitirle crecer junto con la organización.
Por eso, la presente auditoría
se ha concentrado únicamente en los datos y documentos de las tres primeras
filas del sistema, y esperamos que el equipo de TI complete el resto de las
celdas más adelante.
El esquema de Zachman permite
incluir todas las descripciones que las diferentes áreas de la UEN usen en el
futuro. Los administradores pueden concentrarse en el llenado de las dos
primeras filas, mientras que el personal de TI puede llenar las otras cuatro.
(Ver el sombreado del cuadro 1).
Se ha dicho que el esquema es
una taxonomía, pero realmente no se diseñó para clasificar los tipos de
documentos que crea la empresa, pues debe haber relaciones concretas entre
las diferentes celdas de esta matriz; las aplicaciones deben asociarse con
ciertos procesos del negocio, y estos deben tener metas e indicadores que
puedan relacionarse con los objetivos de la corporación[6] La
arquitectura pone énfasis tanto en la información como en las relaciones que
el equipo va definiendo y afinando.
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El
Equipo de gestión del conocimiento de la UEN
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El equipo de gestión del
conocimiento de la UEN, mediante un sistema de control de calidad, define las
relaciones entre los procesos con metas medibles que puedan relacionarse,
hacia arriba, con los objetivos de la UEN y, hacia abajo, con las metas de
los sistemas y las aplicaciones. La AE se ocupa tanto de la información como
de las relaciones que el equipo encargado debe establecer y afinar. El
esquema de Zachman es un sistema que permite alimentar dichos esfuerzos, de
manera ordenada y eficiente.
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El
ciclo de AE en EBI
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El ciclo de AE en EBI
En el diagrama presentado en la
figura 24, hemos incluido las personas que, de acuerdo con el estudio
aparecen como responsables de
construir y mantener la AE en EBI.
Ellos no producen los documentos sino que recogen las piezas dispersas para
construir una AE con sentido. En este
esquema es el equipo de TI/EBI el que está a cargo. TI funciona como un
comité de planeamiento a cargo de priorizar e iniciar todos los cambios en la
AE. Reciben insumos de las jefaturas en varios niveles, aunque no existe una
lista clara de prioridades. Ellos son responsables de crear nuevas
aplicaciones para los procesos y de realizar los cambios en la
infraestructura de datos existente, y todo esto dentro del marco de TI en la
UEN
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Mantenimiento
de la AE
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Mantenimiento de la AE en EBI/GEDI
Veamos cómo procedió BIBASI con la
información recogida en la encuesta.
Lo primero que hicimos fue crear un
repositorio (una base de datos construida específicamente para almacenar y
relacionar los diferentes documentos del diagrama de Zachman).
Hay mucho software propietario
construido para usar en conexión, con el esquema de Zachman. Un ejemplo es el
Popkin Software System Architect . En el documento sobre herramientas y
métodos mencionado, incluimos algunas figuras que ofrecen una perspectiva
gráfica de las relaciones que se dan entre el esquema de Zachman, y los formatos
de diagramas y documentos incluidos en el repositorio. Dado que este trabajo
intenta servir como prueba piloto para
futuros desarrollos en la UEN, nos inclinamos por usar software libre:
DSpace.
Más información sobre DSpace puede
verse en el mismo documento de herramientas[7]
Lo que hicimos en esta primera fase
de la auditoría, fue ingresar los documentos, utilizando metadatos que los
relacionen con los nombres de las celdas del esquema de Zachman. Otros
elementos que debía cumplir este repositorio estaban presentes: que puedan incluir todo tipo de diagramas y
tipos de documentos, que soporten interfaces (como XML o XMI) para asegurar
que los diagramas incluidos en otros sistemas se puedan importar a un
repositorio común, o que puedan exportarse a las bases de datos de SARICE. Y
que usen la norma Dublín Core para ingreso de documentos, que es la que GEDI
desea impulsar en la organización.
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Lagunas
notadas en la AE de EBI
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Lagunas notadas en la AE de EBI
Para describir en forma más
ordenada los hallazgos y carencias
notados en la encuesta, en las entrevistas a expertos de EBI y en las
observaciones de campo, empleamos siete pasos que usan la mayoría de las
organizaciones:
1.
Que haya un acuerdo sobre la necesidad de
contar con una AE
2.
Establecer la estructura organizacional
3.
Seleccionar un esquema
4.
Seleccionar un instrumento o repositorio
5.
Organizar los materiales existentes
6.
Empezar a usar la AE
7.
Ampliar y mantener la AE
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Los pasos
de la AE
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Aceptar la necesidad de una AE
Tanto las reuniones con las
jefaturas como las sostenidas con los grupos focales indicaron la necesidad
expresa de que EBI cuente con una AE que integre múltiples esfuerzos
desperdigados en toda la organización. Ver un esquema representativo en la
fig. 24.
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Establecer
una estructura organizacional
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Establecer una estructura organizacional
Tanto GEDI como EBI necesitan
integrarse en forma activa dentro de los procesos de gestión informativa que
realiza la UEN. No se trata sólo de dejar la tarea a los equipos de TI, sino
que los directores deben participar en la definición de políticas
informativas que afectan a todos, como la que se refiere a derechos de
propiedad intelectual, la urgente digitalización de las colecciones, la
gestión de mapas, planos y fotografías, o el logro de mejores accesos a las
colecciones de imágenes que produce GEDI, y una política clara sobre gestión
de recursos electrónicos. Ya existe en la UEN un equipo a cargo de la gestión
del conocimiento, al cual deben integrarse edlementos de EBI y GRIN para coordinar mejor el funcionamiento de la
AE.
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Seleccionar un esquema
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Seleccionar un
esquema
La AE es una colección completa de planes, cronogramas, metas,
documentos, diagramas y modelos usados para describir la organización, todo
integrado y almacenado en un repositorio común. A veces se usa la palabra esquema como sinónimo de arquitectura,
pero otros usan esquema para
describir distintos enfoques para organizar una AE. Para BIBASI, el esquema
de Zachman es sinónimo de una AE completa.
Hemos incluido dentro del repositorio, en archivos separados, los
documentos de Auscultación, Hidrología, Topografía y TI, que son las
diferentes áreas de EBI. El análisis final debe contar con el mapeo de los
procesos, que puede ser realizado empleando otro software libre del tipo “knowledgetree”,
el cual ya se empieza a utilizar en alguna área de la UEN.
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Organizar el material
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Organizar el material encontrado
Entre las lagunas encontradas en
EBI anotamos la falta de definir un esquema y un instrumento para su AE. El
esquema de Zachman, no intenta sustituir el proyecto que ya conduce la UEN
PYSA, sino complementarlo.
En el informe de EBI indicamos las
principales lagunas encontradas en la gestión documental, y en el documento
sobre herramientas, ofrecemos algunas soluciones que sería oportuno
implementar.
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Uso de la
AE
Fig. 26:
Zachman como complemento de la AE de la UEN PYSA
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Empezar a usar la AE
La AE es un conjunto de modelos que
describen en forma colectiva la empresa y su futuro. Su valor para el
funcionamiento de la UEN va más allá de las simples decisiones gerenciales de
invertir en TI. La AE es el instrumento fundamental para reducir el tiempo de
respuesta en la valoración del impacto, analizar el funcionamiento tanto de
EBI como de los servicios que ofrece GEDI, para redireccionar el plan
estratégico, y permitir una reacción táctica para corregir las carencias. Por
esto la AE tiene que estar actualizada y reflejar la realidad tanto de EBI,
como de los servicios informativos que ofrece GEDI. La herramienta no
funciona automáticamente, sino que se usa para apoyar procesos que cambian
constantemente tanto en GEDI como en el resto del ICE, por eso su éxito
depende de los equipos que decidan usarla para alimentar dichos procesos.
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Referencias
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Referencias
US. Chief Information Officer
Council. A practical guide to Federal Enterprise Architecture. Feb. 2001.
Marquez Pereira, Carla & Pedro
Sousa. A method to define an enterprise architecture using de Zachman
framework. 2004
ACM Symposium on Applied Computing.
Somendra Pant
and T. Ravichandran. A framework for information systems
planning for e-business. En:
http://www.emerald-library.com/ft
|
[2] Tomado de Zachman, John A. The framework for enterprise architectura. En www.zifa.com. Consultado
el 20 oct. 07.
[3] Más información sobre el trabajo de BIBASI puede verse
en www.gestiondeltalento.info/bibasi Más información sobre la metdología de
Zachman puede verse en http://sdeyanira.wordpress.com/ o en
www.zifa.com
[4] Carla Márques Pereira /
Pedro Sousa. A method to define an enterprise architecture
using the Zachman framework. 2004 ACM Symposium on Applied Computing.
[5]
Bibasi. Gestión del conocimiento : herramientas y métodos empleados. San José,
junio del 2008.
[6]
Zachman, John A Op. cit Pp. 5
[7]
Bibasi.
Op. cit
