Arquitectura de Zachman

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Esquema de Zachman

LA AUDITORIA  INFORMATIVA ENFOCADA AL DESARROLLO DE UNA ARQUITECTURA EMPRESARIAL

Autor: BIBASI S.A.	Resumen
Contenido:	Este informe describe los hallazgos hechos mediante la auditoría informativa que la empresa BIBASI S.A. realizó para GEDI durante tres meses del 2007 en la Unidad de Servicios Básicos Empresariales de la UEN PySA/ICE y que denominaremos como EBI. Iniciamos definiendo qué entendemos por arquitectura empresarial y luego analizaremos los datos a la luz del esquema de Zachman. Por último indicaremos cómo la arquitectura de GEDI  puede ajustarse para dar respuesta a las necesidades de información planteadas en EBI. O sea, que iniciamos con aspectos estratégicos y descendemos hacia problemas tácticos que se encuentran en  el desarrollo de la arquitectura empresarial, tanto de EBI como de GEDI.
a Arquitectura empresarial El esquema de Zachman El ciclo de AE en EBI Lagunas notadas en la AE de EBI 1. De a cuerdo con la necesidad 2. Establecer la estructura organizacional 3. Seleccionar el esquema 4. Seleccionar el instrumento  o repositorio 5. Organizar el  material existente 6. Empezar a usar la AE 7. Ampliar y mantener la AE 8. Alinearse con la organización 9. Alinear los procesos del negocio con los SI 10. Resumen 11. Notas	La Arquitectura empresarial En el presente informe utilizaremos el término AE para referirnos a una descripción completa de todos los elementos claves y las relaciones que conforman el área estudiada, EBI en este caso. Esta implica alinear/ajustar los procesos y metas de EBI con las aplicaciones de SI (sistemas informativos) y el hardware utilizado en EBI y en GEDI. Los elementos de la AE se pueden describir de muchas maneras, pero BIBASI ha escogido el esquema de Zachman para hacerlo por ser el que enlaza de mejor forma los planeas estratégicos, con los procesos y objetivos del área, y también con las aplicas de SI y las bases de datos. No se trata de una simple colección de documentos, organigramas y planes, sino un modelo de cómo todas las partes de la organización encajan juntas. Una AE no consiste en un grupo de documentos juntos, sino de su integración en un esquema con sentido. Esto se logra mediante un software y un repositorio, en donde, quien ingresa los documentos, de una vez indica las relaciones. El repositorio lo pueden usar diferentes grupos de personas con enfoques diferentes: los administradores buscan los diagramas de la organización  o procesos específicos, mientras que la gente de TI  busca aplicaciones de software que  se asocien con los procesos y luego buscan los diagramas de esas aplicaciones[1] Resumiendo, la AE es una herramienta que ayuda a los ejecutivos de EBI y de GEDI a pensar su organización; recoge una amplia variedad de información y la relaciona entre sí dentro de un repositorio que está a la disposición de los administradores para contestar sus preguntas, identificar los problemas o tomar decisiones acerca de los cambios que se deben hacer. El presente informe afirma que los administradores de EBI y GEDI junto con el  personal de TI han de trabajar juntos para construir una AE que logre que los SI (sistemas de información) se ajusten a los procesos del negocio.
Esquema de Zachman	El Esquema de Zachman La Fortaleza del esquema es que permite pensar la empresa en forma ordenada, para poderla describir y analizar. También permite que quienes analizan los sistemas informativos se concentren en aspectos específicos del sistema, sin perder de vista el contexto total de la empresa, pues hay demasiados detalles y relaciones a considerar en forma simultánea. Aislar variables únicas para tomar decisiones, un trabajo descontextualizado, da resultados no óptimos con grandes costos y riesgos. La idea es describir y construir un sistema, físico o conceptual, pieza por pieza, paso por paso, para lograr un propósito sin perder valor o subiendo costos. Zachman reune las características de un buen sistema de clasificación: a) simplificar para comprender y comunicar, b) enfocarse en variables independientes para propósitos de análisis, y al mismo tiempo c) mantener una perspectiva disciplinada de las relaciones contextuales, significativas para conservar la integridad del objeto. Nos da así un balance entre una visión pragmática y orientada a la implementación, y otra holística y contextual. Resumiendo diremos que el esquema es[2]:         Simple: fácil de entender, ni muy técnico ni solo lógico.         Completo: porque se dirige al negocio en su totalidad, y cualquier aspecto puede mapearse y colocarse en la casilla correspondiente, dentro  del contexto de la empresa.         Lenguaje: le ayuda a pensar acerca de conceptos complejos y comunicarlos en forma precisa con pocas palabras no técnicas.         Instrumento de planeamiento: permite una mejor toma de decisiones porque estas no se toman en el vacío. Se pueden poner los temas dentro del contexto empresarial para ver la gama total de alternativas.         Un instrumento de solución de problemas: porque permite trabajar con abstracciones, para simplificar y aislar variables simples sin perder el sentido de complejidad de la empresa como un todo.         Neutral: pues su definición es independiente de equipos y métodos, por lo cual se puede mapear contra cualquier otro para saber lo que esos sistemas hacen o no. Esta herramienta no debe tomarse como LA RESPUESTA a todos los problemas, sino como una herramienta para pensar, y si se emplea conscientemente será de gran beneficio en la gestión de información y conocimiento[3]. Si miramos el esquema presentado al final, entendemos  que lo que se intenta es que los administradores incluyan los asuntos que definen la empresa, los procesos, los sitios en donde se realiza el trabajo, etc. Si bajamos, observamos las líneas organizadas en niveles, y que los administradores de las líneas inferiores se enfocan en los mismos temas generales pero con mayor detalle. La fila superior, denominada ALCANCE, incluye documentos que utilizan las jefaturas de nivel superior, y esos planes van siendo más detallados conforme se baja de nivel. La fila inferior incluye los datos, las aplicaciones específicas y todas las estructuras físicas, junto con la gente que realiza las tareas.
Las celdas del modelo	El llenado de las celdas en el esquema de Zachman Para referirnos a las diferentes celdas del modelo con mayor precisión, hemos utilizado la nomenclatura de Marques[4] Conforme se representa en los cuadros de la sección 8 del presente informe. Si tomamos la primera fila, las celdas se numeran A1, B1, C1, D1, E1, y F1. En la segunda fila tenemos: G2, H3, I4, J5, K4, y L4 Y en la  tercera fila tendremos: M3, N4, O5, P6, Q5, y R5 De este modo, la celda que representa la intersección de función, y sistema, la N4, describe la arquitectura de aplicaciones de la empresa (EBI en nuestro caso). La celda que representa la intersección de las redes (columna3) y los  modelos tecnológicos (fila 4), la celda U4, representa la arquitectura tecnológica, que describe el hardware empleado y los enlaces entre plataformas. La clave del esfuerzo realizado en esta primera etapa de la auditoría, ha sido empezar en las filas superiores y únicamente profundizar los aspectos esenciales y que son posibles en el período inicial  de creación de la AE. Utilizamos planes estratégicos y presentaciones claves, con metas e indicadores de los procesos claves, así como ejemplos de aplicaciones que los apoyan. Iniciamos documentando estos procesos y sus relaciones, y dejamos el resto para más adelante. Queda lista la AE para introducir el proyecto futuro de mapeo de los productos y procesos. Para dicha tarea podría usarse una herramienta como “Knowledgetree” mencionada en el documento sobre recursos[5]  La arquitectura debe ser flexible y permitirle crecer junto con la organización. Por eso, la presente auditoría se ha concentrado únicamente en los datos y documentos de las tres primeras filas del sistema, y esperamos que el equipo de TI complete el resto de las celdas más adelante. El esquema de Zachman permite incluir todas las descripciones que las diferentes áreas de la UEN usen en el futuro. Los administradores pueden concentrarse en el llenado de las dos primeras filas, mientras que el personal de TI puede llenar las otras cuatro. (Ver el sombreado del cuadro 1). Se ha dicho que el esquema es una taxonomía, pero realmente no se diseñó para clasificar los tipos de documentos que crea la empresa, pues debe haber relaciones concretas entre las diferentes celdas de esta matriz; las aplicaciones deben asociarse con ciertos procesos del negocio, y estos deben tener metas e indicadores que puedan relacionarse con los objetivos de la corporación[6] La arquitectura pone énfasis tanto en la información como en las relaciones que el equipo va definiendo y afinando.
El Equipo de gestión del conocimiento de la UEN	El equipo de gestión del conocimiento de la UEN, mediante un sistema de control de calidad, define las relaciones entre los procesos con metas medibles que puedan relacionarse, hacia arriba, con los objetivos de la UEN y, hacia abajo, con las metas de los sistemas y las aplicaciones. La AE se ocupa tanto de la información como de las relaciones que el equipo encargado debe establecer y afinar. El esquema de Zachman es un sistema que permite alimentar dichos esfuerzos, de manera ordenada y eficiente.
El ciclo de AE en EBI	El ciclo de AE en EBI En el diagrama presentado en la figura 24, hemos incluido las personas que, de acuerdo con el estudio aparecen como  responsables de construir  y mantener la AE en EBI. Ellos no producen los documentos sino que recogen las piezas dispersas para construir  una AE con sentido. En este esquema es el equipo de TI/EBI el que está a cargo. TI funciona como un comité de planeamiento a cargo de priorizar e iniciar todos los cambios en la AE. Reciben insumos de las jefaturas en varios niveles, aunque no existe una lista clara de prioridades. Ellos son responsables de crear nuevas aplicaciones para los procesos y de realizar los cambios en la infraestructura de datos existente, y todo esto dentro del marco de TI en la UEN
Mantenimiento de la AE	Mantenimiento de la AE  en EBI/GEDI Veamos cómo procedió BIBASI con la información recogida en la encuesta. Lo primero que hicimos fue crear un repositorio (una base de datos construida específicamente para almacenar y relacionar los diferentes documentos del diagrama de Zachman). Hay mucho software propietario construido para usar en conexión, con el esquema de Zachman. Un ejemplo es el Popkin Software System Architect . En el documento sobre herramientas y métodos mencionado, incluimos algunas figuras que ofrecen una perspectiva gráfica de las relaciones que se dan entre el esquema de Zachman, y los formatos de diagramas y documentos incluidos en el repositorio. Dado que este trabajo intenta servir como prueba piloto  para futuros desarrollos en la UEN, nos inclinamos por usar software libre: DSpace. Más información sobre DSpace puede verse en el mismo documento de herramientas[7] Lo que hicimos en esta primera fase de la auditoría, fue ingresar los documentos, utilizando metadatos que los relacionen con los nombres de las celdas del esquema de Zachman. Otros elementos que debía cumplir este repositorio estaban presentes:  que puedan incluir todo tipo de diagramas y tipos de documentos, que soporten interfaces (como XML o XMI) para asegurar que los diagramas incluidos en otros sistemas se puedan importar a un repositorio común, o que puedan exportarse a las bases de datos de SARICE. Y que usen la norma Dublín Core para ingreso de documentos, que es la que GEDI desea impulsar en la organización.
Lagunas notadas en la AE de EBI	Lagunas notadas en la AE de EBI Para describir en forma más ordenada los hallazgos y  carencias notados en la encuesta, en las entrevistas a expertos de EBI y en las observaciones de campo, empleamos siete pasos que usan la mayoría de las organizaciones: 1.        Que haya un acuerdo sobre la necesidad de contar con una AE 2.        Establecer la estructura organizacional 3.        Seleccionar un esquema 4.        Seleccionar un instrumento o repositorio 5.        Organizar los materiales existentes 6.        Empezar a usar la AE 7.        Ampliar y mantener la AE
Los pasos de la AE	Aceptar la necesidad de una AE Tanto las reuniones con las jefaturas como las sostenidas con los grupos focales indicaron la necesidad expresa de que EBI cuente con una AE que integre múltiples esfuerzos desperdigados en toda la organización. Ver un esquema representativo en la fig. 24.
Establecer una estructura organizacional	Establecer una estructura organizacional Tanto GEDI como EBI necesitan integrarse en forma activa dentro de los procesos de gestión informativa que realiza la UEN. No se trata sólo de dejar la tarea a los equipos de TI, sino que los directores deben participar en la definición de políticas informativas que afectan a todos, como la que se refiere a derechos de propiedad intelectual, la urgente digitalización de las colecciones, la gestión de mapas, planos y fotografías, o el logro de mejores accesos a las colecciones de imágenes que produce GEDI, y una política clara sobre gestión de recursos electrónicos. Ya existe en la UEN un equipo a cargo de la gestión del conocimiento, al cual deben integrarse edlementos de EBI y GRIN para coordinar mejor el funcionamiento de la AE.
Seleccionar un esquema	Seleccionar un esquema La AE es una colección completa de planes, cronogramas, metas, documentos, diagramas y modelos usados para describir la organización, todo integrado y almacenado en un repositorio común. A veces se usa la palabra esquema como sinónimo de arquitectura, pero otros usan esquema para describir distintos enfoques para organizar una AE. Para BIBASI, el esquema de Zachman es sinónimo de una AE completa. Hemos incluido dentro del repositorio, en archivos separados, los documentos de Auscultación, Hidrología, Topografía y TI, que son las diferentes áreas de EBI. El análisis final debe contar con el mapeo de los procesos, que puede ser realizado empleando otro software libre del tipo “knowledgetree”, el cual ya se empieza a utilizar en alguna área de la UEN.
Organizar el material	Organizar el material encontrado Entre las lagunas encontradas en EBI anotamos la falta de definir un esquema y un instrumento para su AE. El esquema de Zachman, no intenta sustituir el proyecto que ya conduce la UEN PYSA, sino complementarlo. En el informe de EBI indicamos las principales lagunas encontradas en la gestión documental, y en el documento sobre herramientas, ofrecemos algunas soluciones que sería oportuno implementar.
Uso de la AE Fig. 26: Zachman como complemento de la AE de la UEN PYSA	Empezar a usar la AE La AE es un conjunto de modelos que describen en forma colectiva la empresa y su futuro. Su valor para el funcionamiento de la UEN va más allá de las simples decisiones gerenciales de invertir en TI. La AE es el instrumento fundamental para reducir el tiempo de respuesta en la valoración del impacto, analizar el funcionamiento tanto de EBI como de los servicios que ofrece GEDI, para redireccionar el plan estratégico, y permitir una reacción táctica para corregir las carencias. Por esto la AE tiene que estar actualizada y reflejar la realidad tanto de EBI, como de los servicios informativos que ofrece GEDI. La herramienta no funciona automáticamente, sino que se usa para apoyar procesos que cambian constantemente tanto en GEDI como en el resto del ICE, por eso su éxito depende de los equipos que decidan usarla para alimentar dichos procesos.
Referencias	Referencias US. Chief Information Officer Council. A practical guide to Federal Enterprise Architecture. Feb. 2001. Marquez Pereira, Carla & Pedro Sousa. A method to define an enterprise architecture using de Zachman framework.  2004 ACM Symposium on Applied Computing. Somendra Pant and T. Ravichandran. A framework for information systems planning for e-business. En: http://www.emerald-library.com/ft

Fig. 29. Esquema de zachman

Fig. 30. estrategias y metas empresariales

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[1] P. Hannon. Developing an enterprise architecture. Business Process Trends  Jan. 2003, pp.2

[2] Tomado de Zachman, John A. The framework for enterprise architectura. En www.zifa.com. Consultado el 20 oct. 07.

[3] Más información sobre el trabajo de BIBASI puede verse en www.gestiondeltalento.info/bibasi Más información sobre la metdología de Zachman puede verse en  http://sdeyanira.wordpress.com/  o  en www.zifa.com 

[4] Carla Márques Pereira / Pedro Sousa. A method to define an enterprise architecture using the Zachman framework. 2004 ACM Symposium on Applied Computing.

[5] Bibasi. Gestión del conocimiento : herramientas y métodos empleados. San José, junio del 2008.

[6] Zachman, John A  Op. cit Pp. 5

[7] Bibasi. Op. cit