Hemos señalado la necesidad que tiene la Biblioteca de contar con una verdadera
plataforma para gestionar el conocimiento con las siguientes características:[i]
Característica
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Descripción
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Aporte de BIBASI
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Conectividad
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La
plataforma debe permitir la conectividad de los trabajadores del
conocimiento, utilizando diversos canales (Internet, intranet) dispositivos
móviles
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Presentamos
varios modelos, y realizamos dos talleres con el personal de la Biblioteca
(Ver
presentaciones)
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Contenido
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Capacidad
de administración de contenido, control de versiones, clasificación
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Presentamos
una propuesta piloto a ser desarrollada en I&D
Entrenamos
en el uso de metodologías para el minado de datos (ver ejemplo de tele)
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Comunidad
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Capacidad
para soportar comunidades de conocimiento en donde sus miembros desempeñen
roles particulares
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Condujimos
un taller de entrenamiento en el uso de herramientas de la web 2.0 aplicables
al desarrollo de comunidades de usuarios
(Ver
documento sobre blogs)
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Trabajo en equipo
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Herramientas
para soportar el trabajo en equipo (trabajo colaborativo)
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Dimos
entrenamiento en el uso e implementación de las wikis, como herramientas para
apoyar el trabajo en equipo
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Amigable
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Facilidad
de uso, atractivo
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Ofrecimos
varios ejemplos de portales atractivos y funcionales[ii]
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Auto-aprendizaje
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Herramientas
que faciliten el auto-aprendizaje
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Se
ofrecen ejemplos de repositorios que incorporan manuales de autoarchivo y de
uso de licencias Creative Commons
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Difusión
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Mecanismos
para propagar el conocimiento
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Se
recomiendan las herramientas de la web 2.0 para realizar la publicidad de los
productos del GEDI
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El gráfico que sigue resume la visión de arquitectura informativa para
GEDI:
Resumen de todo el proceso
I Definición de la situación actual
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II Diseño
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III Desarrollo
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IV Implantación y Evaluación
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Creación del equipo de
conocimiento : el equipo pertenece a TI, debe incorporar a las jefaturas e
integrarse al equipo de la UEN y a GRIN
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Recopilación y análisis de
la documentación relacionada con los procesos existentes: Zachman[i]
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Se seleccionan EBI, o I&D para el estudio piloto.
Propuesta piloto
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La implantación y evaluación a
cargo de GEDI/TI
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Establecimiento de la Visión del
sistema: ya existe en la UEN una AE
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Identificación de categorías de
conocimiento. Visión procesos: Zachman y DSpace
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Diseño del sistema: se usa el
esquema de Zachman para construir la AE, junto con un repositorio
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Complementa la AE de la UEN
Propuesta piloto.
Poster
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Definición de los factores clave de
éxito, objetivos y alcance (prioridades) : exsiste en la AE de la UEN, y en los
documentos ofrecidos por EBI y por I&D
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Desarrollo y validación del Mapa de conocimiento : el proyecto de
páginas amarillas de la UEN y el proyecto que desarrolla RR.HH. del ICE
GEDI ofrece Propuesta
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Proyecto de creación de
vocabularios controlados.
Estrategias para el manejo de
registros electrónicos.
Entrenamiento de los gestores del
conocimiento
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Talleres de entrenamiento en el uso
de herramientas de la web 2.0
Faltan dos talleres sobre
repositorios y derechos de autor.
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Indicadores de resultado :
funcionamiento del sistema de gestión del conocimiento.
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Sistemas de control de calidad
funcionando en EBI y en la UEN
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Manual con recursos para la gestión
del conocimiento con herramientas y métodos
Propuesta del piloto.
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Implementar normas y políticas
Uso de metadatos y de la norma DC
Alinear
sistemas
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Recomendaciones
Las auditoríaas realizadas en los Centros de Servicio EBI y I&D de
la UEN PYSA nos permiten hacer algunas recomendaciones:
1)
Ampliar el concepto de información estratégica que
maneja GEDI, para incluir los documentos que se relacionan realmente con los
procesos de EBI.
2)
Que GEDI incluya dentro de sus planes estratégicos la
necesidad de pasar de gestionar los documentos, a una gestión del conocimiento
institucional
3)
lograr avanzar desde la arquitectura actual a una
arquitectura meta. En varias presentaciones realizadas a los equipos de GEDI,
EBI y la UEN explicamos la propuesta, así como la urgencia de una mayor
integración de GEDI en dichos procesos.
4)
La elaboración de proyectos permite avanzar hacia esa
meta. En este sentido se recomienda integrar proyectos con otro de la UEN como
el Proyecto de Arquitectura Informática. Se presenta un proyecto piloto en
donde se pretende implementar una base de datos de expertos asociada a un
repositorio para el Centro de Servicio de I&D. (Ver Proyecto piloto)
5)
Lograr que tanto I&D como EBI se conviertan en un
verdaderos proyectos piloto en donde GEDI pueda implementar varios de sus
procesos y asesorar en la normalización de la gestión documental, a la vez
alineando sus sistemas.
6)
Implementar una estrategia para la gestión de
registros electrónicos (Ver presentación) que permita:
§ Identificar
los sitios en que hay duplicación de registros
§ Indicar
procesos de gestión informativa que pueden realizarse de manera más eficiente
§ Indicar si el
plazo de conservación de algunos registros es demasiado largo.
§ Indicar la
existencia de territorios en donde la información se maneja de manera personal,
y no como un recurso institucional que debe compartirse.
§ Indicar, en
la taxonomía, qué documentos deben ser
confidenciales y cuáles no.
§ Mostrar
procesos que puedan realizarse con menores costos.
7)
Integrar la propuesta del piloto,
al mapeo de procesos que ya realiza la
UEN PYSA.
El esquema de Zachman permite integrar la información proveniente de EBI
dentro de la AE que ya implementa la UEN:
1.
[i] utilizamos el esquema de Zachman para
organizar la información esencial que
que nos ofreció EBI. La herramienta permite visualizar si las
necesidades de información están siendo resueltas por cuáles sistemas. Los ejemplos
tomados de Hidrología, en donde el sistema RANA, resuelve necesidades de
información para la toma de decisiones, que GEDI no ofrece. O el ejemplo de
SITOP que organiza toda la información de las libretas, y las bandas, a partir
de este siglo, indica que hay lagunas
informativas no cubiertas por los sistemas de GEDI. Lo mismo indicamos para el
caso de planos, mapas, fotografías, y los archivos administrativos.
[i] Tomado
de Knowledge alliance. La gestión integral del conocimiento: de la estrategia a
la acción. San José, Tatum, 2008.
Incluido en la p. 59 del Informe de Auditoría realizado en EBI en el
2007.
[ii] En el futuro, el OPAC de la
Biblioteca deberá mostrar un portal con herramientas de la web 2.0.
Vufind (http://www.vufind.org/) es un portal con recursos para las
bibliotecas que permite a los usuarios buscar todos los recursos en una forma
más ágil, porque sustituye el OPAC tradicional para que incluya:
·
Registros del catálogo
·
Revistas
·
Documentos digitales
·
El repositorio institucional
·
La memoria institucional
·
Otras colecciones y recursos
Es un software libre totalmente
modular, de manera que puede implementarse solo el sistema básico, o todos los
componentes. También se pueden modificar los módulos para que se ajusten a las necesidades
de la Biblioteca.
Se puede ver una demo en http://www.vufind.org/demo/
Otros ejemplos de bibliotecas que
ya utilizan las herramientas de la web 2.0 en el OPAC son:
·
http://kug.ub.uni-koeln.de/ (en alemán)
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